Ежедневно сотрудники судов сталкиваются с множеством проблем, значительная часть которых связана с особенностями работы с судебными архивами. Невозможность оперативно найти дела в архивах и необходимые документы в делах значительно затрудняет процесс судопроизводства и создает, в конечном итоге, иллюзию закрытости судебной системы в глазах общества.
Специфика обращения к бумажному архиву такова, что только один сотрудник может ознакомиться с документами дела. Кроме того, использование бумажных оригиналов чревато порчей или утратой процессуально значимых материалов по делу. Это ставит перед аппаратом суда дополнительные задачи по обеспечению сохранности и неизменности информации в судебных делах, в результате чего увеличиваются нагрузки на специалистов.
Корпорация ЭЛАР, при информационной поддержке издательской группы «Юрист» и газеты «эж-Юрист», 9 сентября 2010 года провела научно-практический семинар «Создание электронного архива судопроизводства для оптимизации работы и повышения открытости судебной системы», на котором обсуждались пути решения проблем, стоящих перед судами.
На мероприятии были рассмотрены вопросы, связанные с организацией удобного и оперативного доступа к информации, хранящейся в архивных фондах судов, за счет внедрения современных технологий.
Специалисты Корпорации рассказали о предпосылках и преимуществах внедрения электронных информационных систем в органах правосудия, в частности, о специализированном решении — системе «Электронный архив судопроизводства».
Применение системы в работе суда позволяет снизить трудозатраты сотрудников за счет исключения таких операций, как поиск дела в бумажном архиве, перепечатывание текста с бумажного носителя, ксерокопирование необходимых документов, учет выдаваемых в пользование документов архива. Благодаря более рациональному и продуктивному использованию рабочего времени повышается качество работы суда и сокращаются издержки.
Кроме того, система «Электронный архив судопроизводства» позволяет производить расширенный поиск информации по всему архиву, в том числе полнотекстовый по всем хранящимся в системе документам. С его помощью можно найти любые документы архива, содержащие искомые слова или выражения, отследив таким образом судебную историю физического или юридического лица, подобрав все документы, ссылающиеся на определенный закон или нормативный акт. Это предоставляет сотрудникам суда уникальную возможность по обобщению и систематизации судебной практики, сбору необходимых статистических данных о работе суда.
Крайне важным является и то, что всем документам, хранящимся в электронном архиве, гарантирована сохранность и неизменность на физическом уровне, что сводит на нет риск утраты части архива даже в чрезвычайных ситуациях. Система управления электронным архивом также позволяет распределять права доступа к хранящимся данным для разных категорий пользователей и защитить данные от случайного или умышленного удаления.
Федеральная целевая программа «Развитие судебной системы России» на 2007-2011 годы и Федеральный закон Российской Федерации N 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» определяют необходимость внедрения в судебных органах автоматизированных систем. Согласно нормативным документам подобные системы должны обеспечить существенное сокращение сроков рассмотрения судебных дел и споров, уменьшение количества незавершенных дел и случаев потери документов, повышение качества и результативности работы сотрудников аппарата суда.
В настоящее время система «Электронный архив судопроизводства» уже внедрена и активно используется в Вологодском и Ульяновском областных судах, в городском суде Санкт-Петербурга, Федеральном арбитражном суде Московского округа. Компоненты системы (например, участок сканирования судебных документов) применяются в 18 судах Российской Федерации (Челябинский областной суд, Тамбовский областной суд, Московский областной суд и другие).