Корпорация ЭЛАР 8 июля 2010 года провела научно-практический семинар «Электронный архив бухгалтерских документов и автоматизированная система исполнения договоров. Оптимизация работ по подготовке к внешним проверкам и внутреннему аудиту в холдинговых структурах».
Мероприятие посетили руководители финансовых служб, служб внутреннего аудита, а также главные бухгалтера крупнейших организаций России и стран СНГ.
В ходе семинара специалисты Корпорации поделились с аудиторией современными разработками в сфере автоматизации деятельности финансовых подразделений компаний. Одной из таких новаций является комплексное решение «Электронный архив первичной бухгалтерской документации», способное существенно упростить работу бухгалтерии и обеспечить быстрый поиск необходимой документации при проведении налоговых проверок и внутреннего аудита. Решение делает максимально прозрачной для руководства компании работу финансовой службы и повышает управляемость холдинговых структур. На основе фактических документов учреждение сможет подтверждать эффективность использования бюджетных средств, направляемых на финансирование государственного заказа, осуществлять контроль деятельности структурных подразделений, предоставлять документально подтвержденные отчеты контрольно-ревизионным органам и вышестоящему органу управления. Кроме того, с помощью данного решения главный бухгалтер может контролировать своевременность предоставления первичной бухгалтерской документации и проводить анализ по фактическим документам.
Решение «Электронный архив первичной бухгалтерской документации» уже внедрено в ряде крупных российский организаций. В частности, в ОАО «Первая генерирующая компания оптового рынка электроэнергии» («ОГК-1). В этом холдинге было создано и наполнено единое, централизованное, систематизированное хранилище документов. В результате, сотрудники компании получили возможность не только работать в многопользовательском режиме доступа к копиям документов, осуществлять быстрый и удобный поиск материалов (что привело к повышению эффективности деятельности закупочных подразделений), но и более функционально использовать дисковое пространство персональных компьютеров и серверов. Кроме того, внедрение системы позволило (за счет снижения обращений к бумагам) обеспечить сохранность бумажного архива при неизменности сложившегося порядка работы бухгалтерии.
В рамках программы семинара специалисты Корпорации ответили на вопросы аудитории и дали рекомендации по снижению рисков несвоевременного исполнения запросов контролирующих органов и возможности утраты первичных учетных документов, а также по сокращению издержек на формирование подборок документов и изготовление копий.
Обсуждение дополнилось демонстрацией действующих электронных ресурсов, интегрированных с системами комплексного управления предприятием и системами документооборота. Также докладчики представили аудитории новейшие разработки в области сканирующего оборудования и программного обеспечения для обработки документации.
Таким образом, слушатели семинара смогли не только ознакомиться с преимуществами хранения информации в электронном архиве, но и получить практические рекомендации по оперативному формированию пакетов копий первичных бухгалтерских документов, надежному хранению и защите финансовой информации, повышению эффективности и управляемости работы сотрудников финансовых служб учреждений и организаций.